【未経験→エンジニア】56歳。書類選考通過～［実例］メール文・パスワードをかけてファイルを送る方法～

はたらこねっとで応募したら、その日のうちに↑上記のメールが届きましたので、5日間かけて履歴書・職務経歴書を作成。

次は、送る方法・メール文の書き方です。
実際のやり取りを書きます。

まずは、「応募書類をデータで送る場合」の送る方法・パスワードのかけ方から。

応募書類をデータで送る場合

データで送る場合は、メールに添付して送ります。

この時、いくつか注意事項が!!
・Excelでも、Wordでも、必ずPDFに変換した方が無難、とのこと。
（私は、Wordで作成。Wordでの変換方法は後のちほど記載します。）
・応募書類が複数ある場合（履歴書、職務経歴書など）、まとめてパスワードを設定できるフリーソフトをダウンロードした方がいい？（これについても後のちほど記載します。）

PDFに変換した方が良い理由

どの転職サイトも、書類をデータで送る場合は、
PDFに変換すべし！
とのこと。

―PDFに変換した方が良い理由―
・簡単に印刷できる
・文字化けなど、レイアウトが崩れてしまう心配がない
・第三者に”改竄かいざん”されるリスク回避の為

私もPDFに変換して送ります。
（「WordをPDFに変換/パスワードを設定する方法」は、後のちほど記載。）

パスワードを設定する方法は2つ～『フリーソフト』と『Word標準装備』～

無料でダウンロードできるフリーソフトは便利なの？

転職サイトの内うちの数社は、「専用のソフトをダウンロードし、インストールしておくように」と書いてありました。

―手順＆理由はこちら―
1.新規フォルダを作成し、履歴書・職務経歴書を格納
2.そのフォルダの上で右クリックし、『ZIPファイルに圧縮する』を選択
3.ZIPファイルにパスワードを設定するには、専用のフリーソフトが必要。

転職サイトによると
『複数のファイルをメールで送りたい時に1つ1つパスワードをかけていたら手間がかかってしまう為、事前にフリーソフトをダウンロードしておくと、圧縮したZIPファイルにパスワードをかけられるので便利』ということらしい。

(๑-﹏-๑)ん〜

―悩んだ結果―
専用のフリーソフトをダウンロードせず、
Wordに標準装備されている機能でパスワードを設定することにしました。

WordをPDFに変換/パスワードを設定する方法※Windows11

Wordには、「PDFに変換する機能」が標準装備されています。
※Windows11使用
（versionバージョンによって標準装備されていない場合もあります。）

①『ファイル』タブをクリック

②『名前を付けて保存』をクリック
③『参照』をクリック

④『デスクトップ』をクリック
私は、デスクトップに保存しました。
⑤ファイル名：履歴書_氏名_提出（送信）する当日の日付
※名字みょうじと名前の間は『スペースなし』で入力しました。
⑥ファイルの種類：『PDF』を選択

⑦『オプション』をクリック

⑧『ドキュメントをパスワードで暗号化する』にチェックを入れます。
⑨『OK』をクリック

⑩『パスワード』を入力します。
※パスワードは、英文字（大文字、小文字）、数字、記号を組み合わせて10文字くらいで設定するのがベスト
⑪『パスワード』を再入力します。
⑫『OK』をクリック

⑬『保存』をクリック

履歴書のデータをPDFに変換し、パスワードを設定しました。
同じように職務経歴書もPDFに変換し、パスワードを設定します。

ファイル名のつけ方

ファイル名は、『書類の名前_氏名_送信日』

例）
履歴書_氏名_送信日
職務経歴書_氏名_送信日

■■■広告の後は、『【実例】実際のメールのやりとり』です。

【実例】実際のメールのやり取り

応募書類にパスワードを設定した場合、メールは２通

・PDFファイルを添付したメール
・パスワードを知らせるメール

指示を受けて送る「PDFファイルを添付した」メール実例（私流）

私は、指示を受けて送る為、採用担当者の名字みょうじも分かっています。

①件名：一目ひとめで分かる！がポイント
「何の用」で「誰」を件名に記載

②宛先：企業名は省略せずに。
担当者の名前が分からない場合は「採用ご担当者様」と書くのが基本
私は、いただいたメールに採用担当者の名字みょうじが記載されていた為、「採用ご担当　○○様」

③挨拶：
初めて連絡する場合は、「初めてご連絡させていただきます。（氏名）と申します。」
「初めて」でない場合、「お世話になっております。○○です。」

④本文：用件を簡潔に。
「応募書類を添付していること」「後あとでパスワードを送ること」を記載

⑤締めの言葉：丁寧に！且かつ、サラッと書いて終わりっ

⑥署名：シンプルに！必要事項を記載。
必要事項＝氏名・住所・電話番号・メールアドレス

パスワードを知らせるメール実例（私流）

※「宛先」と「本文」の間は、1行空けます!!

―パスワードの作り方（私流）―
パスワードは、あまり凝こったものにはしませんでした。
真ん中に「送信日」を配置。
「送信日」の前後に英字を配置。

■■■広告の後は、書類選考通過後のメールのやり取りについて。実際に私が返信した【実例】を交えて説明しています。

書類選考通過！～日程調整と面接日確定～

日程調整

早速、↓下記のようなメールが届きました。

採用担当者からのメールに対し、↓このように返信しました。

お礼：まずは、お礼を述べます。

候補日：指示に従います。
この時、「いつでもいい」は絶対ダメ！

採用担当者からのメールでは、
『面接候補日を第3希望まで下記のフォーマットでご返信頂けますでしょうか。』
とあります。

おそらく、これも選考です。

いただいたフォーマットに当てはめて面接候補日を第3希望まで書きます。

―面接候補日の考え方（私流）―
応募した企業の営業時間は、平日9:00～18:00
・仮に9:00～を設定した場合
採用担当者は、勤務時間より前に出社して準備しなければならない。朝残業が発生してしまう。
・面接時間は、長くて1時間…かな。と考え、時間に幅を持たせました。そうすれば、採用担当者は臨機応変に対応できるかな。
※上記の考えから、面接候補日は、日程（曜日）10:00～12:00で候補日を提示ていじしました。

確認：候補日を提示ていじしましたが、その日程で調整していただけるか、お伺うかがいを立たてます。調整が難しい場合も考え、「再度日程を提示ていじいたします」と言葉を添そえました。

面接日確定

件名：いただいたメールに返信している為、『Re』は残してます。
（『Re』は、1つでいいかもしれません。）

お礼・意思：面接日程のご連絡をいただいたことのお礼とWEB面接に参加させていただく意思表示をしました。

本文①：「指示された書類は全て提出した」旨を書きました。
（「履歴書・職務経歴書を再アップするように」との指示があった為、アップロード済みであることも記載）

本文②：WEB面接ですがパソコン環境がまだ整ととのっていなかった為、スマホで参加させていただく旨を書いています。

締めの言葉：丁重ていちょうな言葉で締めます。

■■■広告の後は、『返信メールを送る際に気を付けたポイント』について書いています。

返信メールを送る際に気を付けたポイント

時間

■応募企業の勤務時間内に送るようにしました。（ギリギリの時間は避さけて）
■提出期限が設もうけられていた場合も、できるだけ早めに返信するよう心がけました。
・履歴書・職務経歴書の提出期限は1週間
　　→５日間かけて作成・提出
・面接日前の書類提出
　　→即時！（気が付いた時点で「ES/スキルチェックシート」を入力し、履歴書・職務経歴書を再アップ）

どの転職サイトでも「返信は24時間以内に」とありましたが、指示を受けたら即時提出！がベストだと思います。
提出期限を設もうけられていた場合は、できるだけ早く！を意識しておくと心象も悪くならないのではないかと思います。（私流）

件名・メールのタイトルを変更しない

いただいたメールに、そのまま返信。
受信したメールの文面を残し、「返信のメールです」という意味の『Re』も残しました。
これまでのやり取りが一目ひとめで確認できた方が良いと思ったから。
（『Re』は1つでいいかも。）

お礼

いただいたメールをちゃんと読んだし、受け取りました、の意味でもお礼は大切！
お礼を最初に書くことで、気持ちのいい「やり取り」ができる…気がする（私流）

署名は必ず

■「誰からのメールか」すぐに把握はあくしてもらえます。
■署名に必要事項を書いておくと、連絡を取りたいと思っていただいた時に便利です！
（必要事項＝氏名・住所・電話番号・メールアドレス）
■署名のデザインはシンプルに。「Simpleシンプル isイズ Bestベスト‼」です。

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次回は、「面接日当日」
だけど、、、
書くべきか、書かざるべきか・・・

それが問題だぁ

🍀終わり🍀